Técnicas de productividad para organizarse mejor

Si eres un trabajador por cuenta propia, ya sea como autónomo o dirigiendo un pequeño negocio, seguramente en más de una ocasión te habrás sentido abrumado pensando que no hay suficientes horas en el día para realizar todas las tareas que tienes pendientes.

El tiempo es, sin duda, uno de los recursos más valiosos que hay para cualquier profesional, y la mala organización de este recurso tan valioso a menudo nos puede jugar muy malas pasadas. Para intentar optimizar al máximo las horas de las que dispones para trabajar, los expertos de la herramienta de facturación online para autónomos Sage One nos ofrecen estas útiles técnicas de productividad para organizarse mejor el tiempo y las tareas.

Despeja tu entorno

Si tu trabajo te obliga a pasar muchas horas sentado delante del ordenador, mantener una mesa limpia y sin papeles acumulados ayuda a adoptar una actitud mucho más ágil y productiva. Si tu mesa está llena de cosas sin ordenar y papeles sobre miles de asuntos pendientes, este desorden provoca una sensación de agobio y te distrae sin permitir enfocarse en las tareas una por una. Ten en cuenta que tienes horas de trabajo por delante, y cuanto más cómodo te encuentres durante ese periodo, mejor.

Ordena tu escritorio virtual

Mantén tu pantalla con los iconos imprescindibles en el escritorio y abre solamente las pestañas que estén directamente relacionadas con la tarea que estás realizando en cada momento. Aunque pueda parecer una tontería, una pantalla abarrotada de iconos y archivos te puede abrumar con facilidad, además de camuflar las tareas más urgentes. Y qué decir de que tener muchas pestañas abiertas irrelevantes con la tarea en cuestión te distrae y te hace perder el tiempo.

Gestiona el e-mail

Haz una lectura previa de todo el email al comienzo de tu jornada, y utiliza marcadores para destacar los asuntos más prioritarios. También puedes organizar tus correos por carpetas.

Marcar mensajes como no leídos una y otra vez es contraproductivo. Al final lo que va a suceder es que se te irá acumulando el correo y podrías no ver nuevos mensajes en la conversación. De cualquier manera, y en la medida de lo posible, se recomienda consultar el correo electrónico una o dos veces al día de manera preestablecida y con un horario fijo.

Elabora una lista de tareas para ese día

Y cúmplela a rajatabla. Establece de forma clara las tareas más importantes y organízalas por orden de prioridad. Esto no te llevará más de cinco minutos, pero el tiempo te lo recompensará en horas y tareas terminadas mucho antes que de la otra forma. Se recomienda intercalar tareas más sencillas con proyectos más complejos para conseguir niveles más altos de productividad. Pero no te exijas demasiado. Si por cualquier razón has subestimado la carga de trabajo en un tiempo determinado, o te ha surgido un imprevisto, tómatelo con calma.

Automatiza procesos

Utiliza herramientas disponibles online que resuelvan tareas rutinarias de forma automática. No se recomienda utilizar sistemas de gestión de procesos que dependan de papel, o de hojas de cálculo. La cantidad de tiempo que inviertas en ello no merecerá la pena.